La technologie ne devrait pas nous aggraver le sentiment ; c’est censé améliorer nos vies, écrit Arto Vahvanen.
La plupart des technologies sur le lieu de travail ne sont pas utiles. Voici trois façons de faire en sorte que la bureautique fonctionne pour nous, et non contre nous.
Alors que les employés reviennent sur leur lieu de travail – et que les entreprises remodèlent leurs bureaux à une échelle jamais vue auparavant – une opportunité sans précédent de repenser la technologie de bureau se présente à nous.
De nombreux CTO saisissent l’occasion pour insuffler au bureau de grandes quantités de nouvelles technologies.
Au cours des cinq prochaines années, environ 75 % des dirigeants adopteront l’Internet des objets et les appareils connectés, ainsi que l’IA. 80 % de plus intégreront l’analyse du Big Data.
L’intention est d’adapter de nouvelles méthodes de travail, d’augmenter l’efficacité et d’améliorer également la satisfaction des employés.
Pourtant, plus de technologie ne signifie pas toujours une meilleure technologie. En fait, la plupart des nouvelles technologies sophistiquées sur le lieu de travail créent plus de problèmes qu’elles n’en résolvent.
Cela est dû en fin de compte à une mauvaise stratégie de mise en œuvre.
Dans mon rôle de responsable du numérique, je dirige une gestion et une planification intelligentes et basées sur les données des espaces de travail. Cela implique d’envisager de nouvelles solutions technologiques de bureau et de repenser les méthodes de fonctionnement anciennes et dépassées.
L’erreur la plus courante que commettent les grandes entreprises est de trop s’appuyer sur une technologie inutile.
Ce qu’il faut lors de l’intégration de nouvelles technologies de bureau, c’est quelque chose de plus attentif : un modèle axé sur l’employé.
Cela signifie donner la priorité aux actifs réels de l’entreprise – les employés et leur bien-être, ainsi que l’espace physique du bureau – et utiliser la technologie pour soutenir et améliorer ces éléments, plutôt que l’inverse.
Comment pouvons-nous utiliser la technologie pour rendre le bureau plus humain ?
La technologie ne devrait pas modifier notre comportement ; il devrait l’optimiser.
Depuis des générations, les entreprises obligent les gens à travailler dans le cadre des contraintes du bureau physique.
Les salariés ont été placés dans des cabines, puis dans des bureaux open space, puis à domicile, puis dans un environnement de travail mixte hybride. À travers tout cela, les employés ont dû s’adapter et modifier leur comportement pour s’adapter à ces nouveaux environnements.
Ce n’est plus nécessaire. En fait, c’est une approche qui devrait être activement découragée.
Grâce à une multitude de nouvelles données comportementales disponibles, les bureaux peuvent désormais, pour la première fois dans l’histoire, être construits et conçus entièrement en fonction des besoins des employés.
Grâce aux nouveaux outils d’analyse qui collectent des données anonymisées, les gestionnaires d’installations peuvent suivre les habitudes de travail et prendre des décisions fondées sur les données concernant la conception des bureaux.
Les employés peuvent alors, grâce à une conception spatiale plus intelligente, maximiser leur efficacité et leur rapidité dans la manière et l’endroit où ils travaillent au bureau.
En s’attaquant au problème fondamental de la conception des bureaux, les gestionnaires peuvent cesser d’investir dans de nouvelles technologies inutiles conçues pour optimiser l’espace de bureau.
Les « innovations » comme les systèmes de réservation pour les hotdeskings deviennent obsolètes lorsque le bureau est déjà optimisé en termes de flux global de personnes. Les employés n’ont pas besoin de stresser ou de se battre pour des espaces de travail limités ; il y a toujours un bureau gratuit disponible pour tout le monde.
La technologie peut améliorer les bureaux physiques, pas les remplacer
La technologie ne devrait pas remplacer nos espaces de réunion physiques ; cela devrait les améliorer.
Le travail à distance a entraîné un niveau d’adoption sans précédent de la technologie de bureau. Plus de 80 % de toutes les réunions comptent désormais au moins un participant à distance, et ce chiffre ne fera qu’augmenter dans les années à venir.
Et pourtant, le mécontentement face aux réunions virtuelles est réel. Il est désormais de plus en plus admis que la technologie à elle seule ne suffira pas à rassembler efficacement les gens autour du travail. Ce qui est tout aussi nécessaire, ce sont des espaces physiques dans lesquels les employés peuvent se rencontrer.
La courbe d’Allen démontre avec force à quel point l’espace de bureau est essentiel pour favoriser la collaboration. D’autres études ont montré que les interactions en direct sont bien plus puissantes que les représentations numériques pour créer des liens entre les personnes.
Il s’ensuit donc que la technologie devrait également être utilisée pour améliorer – et non remplacer – les espaces physiques où les gens se réunissent pour travailler.
Avec les nouvelles technologies, cela est plus réalisable que jamais. La qualité immersive des réunions en personne, par exemple, peut être fortement améliorée dans tous les bureaux.
Les environnements intelligents tirant parti des appareils IoT peuvent surveiller et ajuster intuitivement divers paramètres, tels que l’éclairage, la température et les niveaux de bruit, pour créer des conditions de travail optimales.
Dans ces environnements de réunion riches en sensoriels, de nouvelles idées sont plus susceptibles de fleurir et des informations complexes peuvent être transmises et reçues par les participants à la réunion de manière à conduire à une compréhension et une collaboration plus approfondies.
Ces ajustements contribuent à faire du bureau un lieu plus accueillant et plus attrayant pour tout le monde, y compris les employés ayant des besoins particuliers.
Mettre l’humain au cœur de tout travail
La technologie ne devrait pas nous aggraver le sentiment ; c’est censé améliorer nos vies.
Partout dans le monde, les travailleurs sont soumis à un stress sans précédent. 44% déclarent vivre « beaucoup » de stress au travail. Non seulement cela n’est pas viable pour les employés, mais cela nuit également à la production de l’entreprise.
Une grande partie de la détérioration de la santé mentale des employés est due aux nouvelles technologies de bureau. Les exigences d’être constamment « activés » – ainsi que la forte augmentation des technologies de surveillance des travailleurs – ont conduit à une boucle préjudiciable dans laquelle les employés ne semblent pas trouver le temps de se ressourcer.
Ce que la technologie de bureau doit faire maintenant, c’est soutenir et donner la priorité à la santé mentale des employés.
Les nouvelles technologies peuvent suivre le bien-être des employés au fil du temps et signaler le risque d’épuisement professionnel avant qu’il ne prenne racine.
Ces systèmes fonctionnent à la fois sur des données anonymisées et autodéclarées. La technologie du bien-être aide donc les employés à mieux connaître leur corps et à comprendre leurs facteurs de stress, et permet à chacun au bureau de mettre en œuvre des changements dans sa façon de travailler.
Le suivi de données sensibles comme celles-ci nécessite confiance et empathie. C’est pourquoi les technologies du bien-être, comme toutes les technologies de bureau, doivent être conçues avant tout pour les employés.
Placer l’élément humain au cœur de toute technologie de travail garantit que ces nouveaux outils ne se contentent pas de décourager les employés, mais les soutiennent réellement.
