Votre boîte de réception regorge d’e-mails non lus ? Discutez-vous plus dans Teams que dans d’autres applications ?
Vous avez tellement de réunions Zoom programmées aujourd’hui que vous n’avez pas le temps de réfléchir ? Si tel est le cas, vous souffrez peut-être de « dette numérique ».
La dette numérique est un problème courant pour les travailleurs modernes qui ont plus de données à traiter qu’il n’est possible de le faire sans perturber leur flux de travail.
De nombreuses enquêtes et rapports sur les lieux de travail ont identifié le problème. Dans le dernier indice mondial Anatomie du travail d’Asana, le fournisseur de logiciels de gestion de projet a constaté que les travailleurs utilisent en moyenne 8,8 applications pour leur travail.
L’activité dans ces applications montre à quel point l’équilibre de la charge de travail penche davantage vers la communication et la coordination que vers la créativité et l’innovation.
L’indice de tendance du travail 2023 de Microsoft montre que, dans sa suite 365, l’utilisateur moyen passe plus de la moitié de son temps à communiquer à l’aide d’outils numériques, laissant 43 % au travail créatif.
La lutte pour trouver du temps
La question que les entreprises doivent se poser face à cette tendance est la suivante : est-ce la meilleure utilisation du temps de leurs employés ?
Les employés ne le pensent certainement pas, puisque 68 pour cent d’entre eux déclarent dans l’enquête de Microsoft qu’ils ne disposent pas de suffisamment de temps de concentration ininterrompu pendant la journée de travail et jusqu’à 64 pour cent déclarent avoir du mal à trouver le temps et l’énergie nécessaires pour faire leur travail.
Par ailleurs, 60 % des dirigeants interrogés ont déclaré que le manque d’innovation ou d’idées révolutionnaires au sein de leurs équipes est une préoccupation croissante.
Même si Microsoft a exploité ses résultats pour promouvoir ses nouveaux outils d’assistance à l’intelligence artificielle (IA) destinés à soutenir les travailleurs, l’ajout d’outils supplémentaires ne parvient pas à s’attaquer à la racine du problème de la dette numérique.
Il s’agit d’un problème culturel, et pour y répondre, il faut repenser votre façon de travailler et un effort concerté pour communiquer de nouvelles politiques au sein de votre organisation.
Organisez des réunions moins nombreuses et plus efficaces
Si les outils de conférence à distance ont rendu plus facile que jamais la connexion avec des collègues à tout moment et en tout lieu, le revers de la médaille est que de plus en plus de travailleurs sont appelés à davantage de réunions.
Microsoft rapporte que les réunions et les appels hebdomadaires Teams ont triplé depuis février 2020, mais plus d’un tiers des personnes interrogées ont estimé qu’elles ne manqueraient pas dans la majorité des réunions auxquelles elles participent.
Avoir trop de réunions inefficaces est un problème souvent signalé par les employés et les entreprises commencent à réagir.
Shopify, par exemple, a vu le temps passé en réunion diminuer d’un tiers lorsqu’il a ordonné à ses employés d’effacer leur calendrier et de ne réintégrer que les réunions les plus essentielles.
D’autres entreprises ont emboîté le pas en proposant des journées hebdomadaires sans réunion, des politiques strictes sur ce qui nécessite une réunion et des exigences sur la manière dont elles se déroulent pour garantir leur concentration et leur productivité.
Envoyez moins d’e-mails
La résolution de la dette numérique nécessite un changement radical dans la culture du lieu de travail, sinon le temps gagné par une seule action, comme la réduction des réunions, ne fera qu’ajouter à d’autres charges de travail telles que la gestion des e-mails.
Si les heures que vous avez gagnées en annulant des réunions inutiles sont uniquement consacrées à parcourir une prépondérance de mises à jour par courrier électronique, alors vous n’avez pas effacé votre dette numérique, mais vous l’avez transférée.
Ce dont les lieux de travail ont besoin, c’est d’une politique de courrier électronique réfléchie, exigeant que les employés réfléchissent avant d’envoyer.
Certaines entreprises ont mis en place une politique selon laquelle les e-mails ne doivent pas être envoyés aux employés se trouvant dans le même bâtiment, encourageant ainsi la communication en face à face.
La chaîne CC doit également être repensée : si vous envoyez un message à la personne qui en a besoin, avez-vous vraiment besoin de copier tous les autres ?
Mettez vos outils asynchrones à profit
Si vos équipes ne se réunissent pas et n’envoient pas d’e-mails, comment se tiennent-elles au courant des mises à jour ? C’est là que les équipes peuvent exploiter au mieux les outils dont elles disposent déjà.
Il n’est pas nécessaire d’organiser des réunions uniquement pour obtenir une série de mises à jour lorsque celles-ci peuvent être communiquées et partagées via un certain nombre d’outils de productivité.
Cela signifie également que les mises à jour sont enregistrées de manière cohérente pour que quiconque puisse y revenir, ce qui contribue à la transparence et réduit le risque de mauvaise communication.
Les entreprises qui souhaitent maximiser leur temps de création doivent également mettre les informations à la disposition des employés sur demande, afin qu’ils puissent répondre à leurs propres questions à la volée sans avoir à attendre une réunion pour résoudre un problème et passer à autre chose (comme 62 pour cent des employés). interrogés par Microsoft ont déclaré avoir du mal à passer trop de temps à rechercher des informations).
L’utilisation efficace des outils de productivité permet aux équipes de travailler de manière asynchrone et de maintenir le flux de travail en mouvement.
Travaillez vos compétences en communication
Une communication de haute qualité du haut vers le bas est le seul moyen de garantir l’efficacité de ces politiques de réduction de la dette numérique.
Les entreprises qui ont adopté cette approche devraient veiller à ce que leur processus de recrutement teste les compétences en communication des candidats afin de garantir qu’ils s’intégreront à cette nouvelle culture de travail.
Et les dirigeants, comme toujours, doivent fixer la norme. Une communication ouverte et intentionnelle est essentielle, et les managers doivent faire comprendre à leurs équipes que cette recherche d’efficacité ne doit pas les empêcher de poser des questions pertinentes ou de convoquer une réunion nécessaire en cas de besoin.
Si vous êtes passionné par la réduction de la dette numérique sur le lieu de travail, découvrez certains de ces postes où vous pourriez faire la différence sur le Job Board d’L’Observatoire de l’Europe.
Chef de projet senior en systèmes de ressources humaines, HelloFresh
Le service de livraison hebdomadaire de nourriture HelloFresh recrute un chef de projet People Systems à son siège mondial à Berlin. En général, il recherche des personnes capables d’améliorer l’entreprise et l’objectif global de ce rôle est d’aider à rationaliser les processus, à améliorer l’exactitude des données et à améliorer l’expérience globale des employés chez HelloFresh.
Chef d’équipe – Live Core Tech, Ledger
La start-up française de crypto-licorne Ledger recrute un Team Lead à son siège parisien, rapportant directement au responsable de l’ingénierie de l’expérience portefeuille. Ce rôle verra le candidat retenu prendre la tête de l’équipe Live Core, créant des points de contact réguliers avec des subordonnés directs, leur fournissant des commentaires fréquents et les dirigeant vers l’établissement d’objectifs et le développement de carrière. C’est le genre de rôle de leadership percutant où un candidat connaissant les dernières tendances en matière de travail brillera.
Responsable mondial de l’acquisition de talents, SumUp
Ce rôle chez SumUp relèvera directement du directeur des ressources humaines de la société de paiement et supervisera une équipe de responsables de l’acquisition de talents dans le monde entier. En tant que responsable mondial de l’acquisition de talents, vous aurez l’opportunité de renforcer le processus de recrutement et de co-développer la formation des recruteurs. Il s’agit d’une excellente occasion de guider une entreprise en pleine croissance dans l’obtention des compétences appropriées pour l’avenir du travail.
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